หน่วยที่ 7 การตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร

การค้นหาและแทนคำ
          การตรวจสอบหาคำที่สะกดผิด    จะเริ่มจากการหาคำที่คาดว่าจะสะกดผิดเอง  โดยใช้คำสั่ง Find   (ค้นหา)  เพื่อหาคำ  วลี   หรือข้อความใด ๆ  ที่ยาวไม่เกิน   255  ตัวอักษร  หรือหาสัญลักษณ์พิเศษอื่นๆ  เช่น  แท็บ,  การขึ้นหน้าใหม่ , เลขที่บรรทัด   หรือแม้แต่สไตล์ที่กำหนดให้กับย่อหน้าหรือข้อความใดๆ  ก็ได้   แล้วค่อยสั่งแทนที่คำหรือสิ่งที่หาด้วยคำหรือสิ่งที่ต้องการแทนด้วยคำสั่ง  Replace  (แทนที่)  เช่น  แทนสไตล์หนึ่งด้วยอีกสไตล์หนึ่ง
1. คลิกปุ่ม Select  Brows  Object (เลือกวิธีเรียกดู)   ที่มุมขวาล่าง  แล้วคลิก Find (ค้นหา) 
- หรือกด  <Ctrl>+<F>
- หรือเลือกคำสั่ง  Edit - Find   (แก้ไข - ค้นหา)
1. คลิกแท็บ  Replace (แทนที่)
- ถ้าจะหาคำ  ให้คลิกแท็บ Find (ค้นหา)
2. ป้อนคำที่ต้องการหาในช่อง  Find  what  :  (สิ่งที่ค้นหา)
3. ระบุคำใหม่ที่จะนำไปแทนที่คำที่ค้นหาในช่อง  Replace  with :  (แทนที่ด้วย)
4. คลิกปุ่มFind Next (ค้นหาถัดไป)  โปรแกรมจะเริ่มหาคำ
5. เมื่อพบ   จะแสดงเอกสารหน้าที่มีคำนั้น  คลิกปุ่ม  Replace (แทนที่)  เพื่อแทนที่คำ  เฉพาะที่พบ  และแสดงคำที่อยู่ถัดไปทันที
- ถ้าไม่ต้องการแทนที่คำในตำแหน่งนั้นให้คลิกปุ่ม  Find Next  (ค้นหาถัดไป)
-  คลิกปุ่ม Replace All  (แทนที่ทั้งหมด)  เพื่อแทนที่ทุกคำที่พบในเอกสารนั้น
ถ้าจะระบุเงื่อนไขในการค้นหาเพิ่มเติมให้คลิกปุ่ม More (เพิ่มเติม)    ซึ่งมีรายละเอียดเพิ่มเติมดังนี้
- Search   (ค้นหา)   กำหนดขอบเขตและทิศทางในการค้นหา   คือ  Down  (ลง)  หาตั้งแต่จุดที่เคอร์เซอร์อยู่ไปจนถึงท้ายไฟล์ , Up  (ขึ้น)  หาตั้งแต่จุดที่เคอร์เซอร์อยู่ไปจนถึงต้นไฟล์  หรือ All   (ทั้งหมด) หาทั้งไฟล์             
-   Match  case   (เทียบตรงตามตัวพิมพ์ใหญ่ –เล็ก)   ถ้าเป็นภาษาอังกฤษจะพิจารณาว่าตัวอักษรจะต้องเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ -เล็กเหมือนกัน
-  Use  wildcards   (ใช้สัญลักษณ์ตัวแทน)    ใช้ตัวอักษรพิเศษช่วยในการหาคำ  เช่น  Pro               *โดย*  หมายถึง   อีกกี่ตัวอักษรก็ได้   ดังนั้นอาจได้คำว่า   problem   professional   หรือ  proof   ก็ได้  และ  ?  แทนตัวอักษรใด ๆ  ในหนึ่งตำแหน่ง   เช่น   ?  at   จะได้คำว่า  cat  bat   cat  หรือคำใดที่ลงท้ายว่า  at  โดยมีตัวอักษรนำหน้าเพียงหนึ่งตัว (ดูเพิ่มเติมในตารางถัดไป)
-  Sound   like    (คล้าย  (อังกฤษ)   ให้หาคำที่ออกเสียงเหมือนกัน   เช่น   ถ้าระบุคำว่า  live   จะได้คำว่า  life   ด้วย  ใช้ได้เฉพาะภาษาอังกฤษเท่านั้น
- Find  all   word  forms   (ค้นหารูปแบบคำทั้งหมด  (อังกฤษ))   หาคำที่ระบุรวมถึงคำนั้น           ถูกผันกริยาหรือผันนามด้วย   เช่น  ถ้าระบุคำ  see  ก็จะรวมถึงการหาคำ   saw   และ  seen   ซึ่งเป็นคำกิริยาในช่องที่   2  และ   3   ตามลำดับหรือระบุคำว่า  cry   ก็จะได้คำว่า  cries    ด้วยเช่นกัน
Wildcard
คำอธิบายและตัวอย่าง
?
ใช้แทนตัวอักษรใดๆ  เพียง  1  ตำแหน่ง  เช่น  s?t  จะหา  sat  หรือ  set
*
ใช้แทนตัวอักษรใดๆ  หลายตำแหน่ง  เช่น  s*d  จะหา  sat  หรือ  started
< 
ใช้แทนตำแหน่งต้นของคำ  เช่น  เช่น  <  (inter)  จะหา  interesting  หรือ  intercept   แต่ไม่หา  splintered
> 
ใช้แทนตำแหน่งท้ายของคำ  เช่น  (in)  จะหา  within   แต่ไม่หา  interesting
[]
ใช้หาอักษร  1  ตัวที่ตรงกับอักษรใดๆ  ใน  []  เช่น  w [io]n  จะหา  win  หรือ  won
[-]
ใช้หาอักษร  1 ตัวที่ตรงกับช่วงอักษรใน []  เช่น  [r-t]ight  จะหา right  หรือ  sight หรือ  tight
[!x-z]
ใช้หาอักษร  1 ตัวที่ไม่อยู่ในช่วง []  เช่น  t[!a-m]ck  จะหา  tock  หรือ tuck  แต่ไม่หา  tack  หรือ  tick 
{n}
ใช้หาตัวอักษรที่อยู่ข้างหน้าที่มีจำนวนเท่ากับที่ระบุไว้ใน  {}  เช่น fe  {2}d  จะหา feed   แต่ไม่หา  fed
{n,}
ใช้หาตัวอักษรที่อยู่ข้างหน้าที่มีจำนวนอย่างน้อยเท่ากับที่ระบุไว้ใน ` {}  เช่น   fe  {1,}d  จะหา  fed  หรือ  feed
{n,m}
ใช้หาตัวอักษรที่อยู่ข้างหน้าที่มีจำนวนเท่ากับช่วงของค่าที่ระบุไว้ใน {}  เช่น  10            {1-3}  จะหา   10,100  หรือ  1000
@
ใช้หาตัวอักษรที่อยู่ข้างหน้ากี่ตัวก็ได้แต่อย่างน้อย  1 ตัว เช่น  l@t  จะหา  lot  หรือ  loot
ค้นหาสิ่งต่างๆ  ในเอกสาร

คำสั่ง  Find   (ค้นหา)  นี้ยังให้หาสิ่งอื่นๆ  เช่น  ตาราง หรือรูปภาพ  ได้เช่นกันดังนี้
1.  คลิกปุ่ม  (เลือกวิธีเรียกดู)
 2.  คลิกเลือกสิ่งที่ต้องการหาจากรายการที่มีให้เลือก    โดยรายละเอียดแสดงไว้ในตารางท้ายหัวข้อนี้  ในภาพตัวอย่างเลือกค้นหารูปภาพ 
3.  เคอร์เซอร์จะเลื่อนไปที่ผลลัพธ์การค้นหารายแรก 
4.  ปุ่ม  Next   (หน้าถัดไป)   เพื่อเลื่อนไปยังสิ่งที่เลือกไว้ในข้อ  2 (รูปภาพ)  ที่อยู่ถัดไป คือ ไปที่รูปถัดไปนั่นเองหรือคลิกปุ่ม  Previous   (หน้าก่อนหน้า)  เพื่อเลื่อนไปยังสิ่งที่เลือกในข้อ  2 ที่อยู่ก่อนหน้านี้
ตรวจและแก้ไขคำที่สะกดผิด
    ขณะพิมพ์ข้อความ  Word  จะตรวจสอบตัวสะกดไปพร้อมกันด้วย  (ถ้าตั้งให้ตรวจสอบ  ดูเพิ่มใน  Note)   ถ้าพบคำที่สะกดผิดก็จะใส่เส้นหยักสีแดงใต้คำที่ผิดนั้น    เพื่อให้คุณเห็นและจะได้แก้ไขคำนั้นทันที   โดยมีวิธีในการแก้ไขได้ง่ายและรวดเร็วดังนี้
1. คลิกขวาตรงคำที่สะกดผิดซึ่ง  มีเส้นหยักสีแดงอยู่ข้างใต้
2. คลิกคำที่สะกดถูกจากรายการคำศัพท์ที่มีให้เลือก   เพื่อแทนคำที่สะกดผิดให้ทันทีนักเรียนอาจใช้วิธีสั่งตรวจทั้งเอกสารทีเดียวก็ได้ ดังนี้
1. คลิกในตำแหน่งที่จะให้เริ่มต้นตรวจ
                -  ถ้าจะให้ตรวจเฉพาะคำคำนั้นหรือเฉพาะส่วนใดส่วนหนึ่ง   ให้คลิกเลือกคำคำนั้นหรือข้อความส่วนนั้น
2. คลิกปุ่มSpelling  and  Grammar   (การสะกดและไวยากรณ์)  หรือกด   F7
3. Word     จะแสดงคำสะกดผิดเป็นตัวสีแดงในช่อง  Not  in  dictionary   (ไม่อยู่ในพจนานุกรม)  พร้อมคำที่ถูกต้องหรือคำที่ใกล้เคียงกับคำนั้นในช่อง  Suggestion (คำแนะนำ) ให้คลิกคำที่จะนำไปแทน
- ถ้าไม่มีคำที่ใกล้เคียงเลย    ให้พิมพ์แก้คำที่ผิดในช่อง  Not  in  dictionary  (ไม่อยู่ในพจนานุกรม)  ให้ถูก จะแก้ในเอกสารเลยก็ได้
4. คลิกปุ่ม   Change    (เปลี่ยน)   เพื่อแทนคำที่สะกดผิดด้วยคำที่เลือกไว้ในข้อ 3
สำหรับปุ่มอื่นๆ  ได้แก่
-      Igncre Once   (ละเว้นทันที) ให้ข้ามคำนี้ไป  (คือปล่อยเฉพาะคำตรงนี้ให้เหมือนเดิม)
-      Ignce All   (ละเว้นทันที)  ให้ข้ามคำนี้ไปทุกครั้งที่พบ
   Add to Dictionary    (เพิ่มในพจนานุกรม)  เพิ่มคำที่พบว่าสะกดผิดนี้ใน
พจนานุกรมพิเศษ
ที่ชื่อ  CUSTOM.DIC   ครั้งต่อไปจะถือว่าคำนี้สะกดถูก                                                                      
-     Change All (เปลี่ยนทั้งหมด)  เปลี่ยนคำที่ตรวจพบว่าสะกดผิดนี้  ด้วยคำที่เลือก
ในข้อ  3  ทุกครั้งที่พบ
                     -      AutoCorrect  (แก้ไขอัตโนมัติ)  เพิ่มคำนี้และคำที่เลือกไว้ในข้อ  3  เข้าไปในชุด
คำของ  Auto  Correct  
                5. คลิกปุ่มคำสั่ง  Close  (ปิด)  เมื่อการตรวจเสร็จสิ้นแล้ว
ตรวจและแก้ไขไวยากรณ์
                นอกจากตรวจการสะกดคำ  Word   ยังช่วยตรวจการใช้ไวยากรณ์   (เฉพาะภาษาอังกฤษ)  และถ้าพบว่าประโยคใดใช้ไวยากรณ์ไม่ถูก  ก็จะแนะนำการใช้ที่ถูกให้
1. คลิกเมาส์ตรงตำแหน่งเริ่มต้นที่จะให้ตรวจไวยากรณ์
- ถ้าจะให้ตรวจเฉพาะส่วนใดส่วนหนึ่ง   ให้คลิกเลือกข้อความส่วนนั้นๆ
2. คลิกปุ่ม Spelling  and  Grammar  (การสะกดและไวยากรณ์)
3. Word  จะแสดงเส้นหยักสีเขียวใต้ตำแหน่งที่ใช้ไวยากรณ์ผิด  พร้อมทั้งแสดงคำอธิบายหรือการใช้ไวยากรณ์ที่ถูกในช่อง  Suggestions  (คำแนะนำ)   ให้คลิกข้อความที่ถูก
4. คลิกปุ่ม Change  (เปลี่ยน)
5. คลิกปุ่ม Next Srentence (ประโยคถัดไป) เพื่อไปยังตำแหน่งที่ผิดแห่งถัดไป  และทำขั้นตอนที่   3  และ  4  ซ้ำ  จนกว่าจะหมด
6. คลิกปุ่ม Close (ปิด)  เมื่อการตรวจเสร็จสิ้น
หาคำเหมือนหรือตรงข้ามด้วยอรรถาภิธาน
                นอกจากพจนานุกรม   Word  ยังมีบัญชีกลุ่มคำที่เรียกว่า  Thesaurus  (อรรถาภิธาน)  (เฉพาะคำในภาษาอังกฤษ)  ซึ่งเก็บคำที่เกี่ยวข้องหรือมีความหมายเหมือนกัน  ช่วยให้รู้ความหมายของคำหรือหาคำที่ใช้ทดแทนกันได้เพื่อให้เอกสารของนักเรียนไม่ใช้คำซ้ำ  ๆ กันบ่อยเกินไป 
1. ดับเบิลคลิกคำที่ต้องการ
2.  เลือก  Tools – Language - Thesaurus    (เครื่องมือ – ภาษา - อรรถาภิธาน)  หรือกด <Shift> + <F7>
3. ในทาสก์เพน  Research   อรรถาภิธานจะให้รายการคำเหมือนสำหรับข้อความที่ค้นหาโดยจะแสดงความหมายของคำในข้อ  1  ที่กรอบด้านล่าง  ถ้ามีหลายความหมายก็จะแสดงแต่ละคำออกมา   และหากต้องการดูว่าคำที่อยู่ในนั้นมีคำเหมือนใดบ้าง   ก็ให้คลิกเลือกที่ความหมายนั้นๆ  ก่อนแล้วคำเหมือนต่าง ๆ  จะแสดงต่อไปเรื่อย ๆ  คลิกปุ่ม Back ถอยกลับไปยังคำที่ผ่านมา
4. คลิก   หลังคำที่ต้องการ  แล้วเลือก Insert  เพื่อนำไปแทนคำที่ระบุไว้ในข้อ 1
ปรับตั้งออปชั่นในการตรวจตัวสะกดและไวยากรณ์
                ในการตรวจคำสะกดหรือไวยากรณ์นั้น    สามารถตั้งออปชั่นให้  Word   ทำงานในลักษณะต่างๆ  เช่น  ซ่อนหรือแสดงเส้นหยักใต้คำผิด   หรือประโยคที่ใช้ผิดไวยากรณ์  ได้ดังนี้
1. เลือกคำสั่ง  Tools - Options   (เครื่องมือ - ตัวเลือก)
2.คลิกแท็บ  Spelling &  Grammar  (การสะกดและไวยากรณ์)
3.คลิกให้มีเครื่องหมายถูกหน้าออปชั่นที่ต้องการให้มีผล
4.คลิกปุ่ม  OK  (ตกลง) 
ออปชั่นต่างๆ  มีสองกลุ่มดังนี้
กลุ่ม  (Spelling)  การสะกด
-  Check  spelling  as  you  type  (ตรวจการสะกดขณะพิมพ์)  ให้ตรวจคำสะกดผิด
ไปด้วย  ในขณะที่กำลังพิมพ์ข้อความ
-  Hide  spelling  errors  in  this  document   (ซ่อนการสะกดผิดของเอกสารนี้)  ไม่
ต้องแสดงเส้นหยักสีแดงใต้คำที่สะกดผิด
- Always  suggest  corrections   (ให้คำแนะนำการแก้ไขทุกครั้ง)  เวลาเรียกคำสั่ง  Tool - Spelling  &  Grammar…(เครื่องมือ - การสะกดและไวยากรณ์)  เมื่อพบคำที่สะกดผิดให้แสดงคำถูกที่ใกล้เคียง  ซึ่งอาจมีได้มากกว่า   1  คำ
- Suggest  form  main  dictionary  only   (คำแนะนำจากพจนานุกรมหลักเท่านั้น)  ให้แสดงคำถูกที่ใกล้เคียงจากพจนานุกรมหลักเท่านั้น
- Ignore  words  in  UPPERCASE   (ละเว้นคำที่เป็นตัวพิมพ์ใหญ่)  ไม่ต้องตรวจการสะกดของคำที่เป็นตัวอักษรพิมพ์ใหญ่  ซึ่งอาจเป็นชื่อเฉพาะหรือคำย่อต่างๆ  เช่น  DRAM , ASAP, ICT 
- Ignore  words  with  numbers   (ละเว้นคำที่มีตัวเลข)  ไม่ต้องตรวจการสะกดของคำที่มีแต่ตัวเลข
- Ignore  Internet  file  Assresses  (ละเว้นที่อยู่อินเทอร์เน็ตและแฟ้ม)  ไม่ต้องตรวจการสะกดคำที่เป็นอินเทอร์เน็ตแอดเดรส  หรือที่เป็นชื่อไฟล์  เช่น   www.pvinter.com
-  ปุ่มCustom  Dictionari….  (กำหนดพจนานุกรมเอง)  ให้กำหนดให้พจนานุกรมที่สร้างมีผลขณะเดียวกันก็ใช่เพิ่ม  แก้ไข  ลบคำในพจนานุกรมที่สร้างขึ้นเอง 
กลุ่ม  Grammar  (ไวยากรณ์)
-   Check   grammar  as  you  type  (ตรวจไวยากรณ์ขณะพิมพ์)   ตรวจไวยากรณ์ไปด้วยขณะที่กำลังพิมพ์ข้อความ
-  Hide   grammatical  errors  in  this  document  (ซ่อนความผิดพลาดทางไวยากรณ์ของเอกสารนี้)  ไม่แสดงเส้นหยักสีเขียวใต้คำที่ใช้ไวยากรณ์ผิด
-  Check  grammar  with  spelling  (ตรวจไวยากรณ์และการสะกด)  ให้ตรวจไวยากรณ์และการสะกดคำไปพร้อมกัน
-  Show  readability  statistics   (แสดงสถิติที่ได้จากการอ่าน)  ให้แสดงสถิติหรือคะแนนที่ได้หลักจากที่ตรวจคำสะกดและไวยากรณ์
กรอกข้อความอัตโนมัติด้วย  Auto  Text 

               Word มีเครื่องมือช่วยป้อนข้อความหรือคำที่ใช้บ่อยๆ ให้สะด้วยขึ้น เช่น คำขึ้น หรือลงท้ายจดหมาย โดยรวบรวมคำเหล่านั้นมาจัดทำเป็นข้อความอัตโนมัติ หรือ Auto Text เมื่อป้อนส่วนต้นของข้อความนั้นจนพอที่จะเดาได้ว่าเป็นคำใด Word ก็จะแสดงคำที่คาดเดาไว้ในกรอบเล็กๆ ให้เห็น ถ้ากด <Enter> Word ก็จะเติมส่วนที่เหลือให้เอง


สร้างค้ารายการของ Auto Text
       นอกจากนี้ยังสามารถสร้าง Auto Text เก็บรายการข้อมูลที่ต้องใช้งานบ่อยๆ โดยจะเป็นข้อความยาวๆ ตารางหรือรูปภาพก็ได้

1. เตรียมเนื้อหา ข้อความ หรือรูปภาพ ที่จะเก็บเป็นข้อความอัตโนมัติ และเลือกข้อความเหล่านั้น
2. เลือก Insert > Auto Text > New (แทรก >ข้อความอัตโนมัติ> สร้าง) หรือ กดปุ่ม<Alt>+<F3>
3. ตั้งชื่อให้กับ Auto Text นั้น
4. คลิกปุ่ม OK (ตกลง) 
เรียกใช้คำใน Auto Tex
    เมื่อสร้าง Auto Text ไว้แล้วหากต้องการนำมาใช้งานทำได้ ดังนี้
1. พิมพ์ชื่อของ Auto Text เพียงบางส่วน
2. เมื่อ Word แสดงชื่อเต็ม กดแป้น <Ener> Word จะนำข้อความเต็มๆ ของ Auto Text ชื่อนั้นมาใส่ให้
- ถ้าไม่ต้องการ Auto Text คำนั้น ก็ให้ป้อนส่วนที่เหลือของที่ต้องการเอง
           คำที่เป็น Auto Text จะถูกจัดไว้ในเมนู Insert > Auto Text (แทรก > ข้อความอัตโนมัติ) ให้เรียกได้ง่ายขึ้น โดยคำที่สร้างเองถูกจัดเข้าไปในกลุ่มตามสไตส์ที่ข้อความนั้น ใช้ตอนสั่งสร้าง ดังตัวอย่าง ชื่อที่สร้างไว้จะอยู่ในกลุ่ม Nounal(ปกติ) ซึ่งเป็นสไตส์ที่ Auto Text นั้นใช้นั่นเอง 

ลบค่าออกจาก Auto Text
    ถ้า Auto Text ใดไม่ใช้งานแล้ว ก็สามารถจะลบออกได้ดังนี้
1. คลิก Insert > Auto Text > Auto Text (แทรก > ข้อความอัตโนมัติ > ข้อความอัตโนมัติ)
2. ที่แท็บ Auto Text (ข้อความอัตโนมัติ) คลิกชื่อที่ต้องการลบ
3. คลิกปุ่ม Delete (ลบ)
4. คลิกปุ่ม Ok (ตกลง)
























คำถาม หน่วยที่ 7
1.  เพื่อหาคำ วลี หรือข้อความจะมีความยาวไม่เกินเท่าไร
ก. 253      
ข. 255      
ค. 256      
ง. 300
2.  กลุ่มคำที่เรียกว่า Thrsaurus ภาษาไทยแปลว่าอะไร
ก. อรรภาถิธาน      
ข. อรรถภิธาน      
ค. อรรถามภินาธ      
ง. อรรถาภิธาน
3.  ออปชั่นมีกี่กลุ่มและอะไรบ้าง
ก. 2 กลุุ่ม  กลุ่มการสะกด,กลุ่มไวยากรณ์
ข. 1 กลุ่ม  กลุุ่มการสะกด
ค. 3 กลุ่ม  กลุ่มการสะกด,กลุ่มปุ่ม,กลุ่มไวยากรณ์
ง. ถูกทุกข้อ
4.  > ตัวนี้ใช้แทนในตำแหน่งอะไร
ก. ตำแหน่งแรกของคำ
ข. ตำแหน่งกลางของคำ
ค. ตำแหน่งท้ายของคำ
ง. ถูกทุกข้อ
5. คำไหนที่ใช้สัญลักษณ์ตัวแทน
ก. Sound like
ข. Search 
ค. More
ง. Use wildcards




เฉยล 1.ข,2.ง,3.ก,4.ค,5.ง