การกรอกหรือแก้ไขข้อความในส่วนหัว-ท้ายกระดาษนั้น ต้องทำในมุมมองหัวกระดาษและท้ากระดาษ โดยเรียกคำสั่ง View > Header and Footer (มุมมอง >หัวกระดาษและท้ายกระดาษหรือถ้ามีข้อความหัว-ท้ายกระดาษอยู่แล้ว ก็ดับเบิลคลิกที่ข้อความ (ที่เป็นสีเทาจางๆ) นั้นได้ เช่นกัน จากนั้นจะเห็นแถบเครื่องมือ Header and Footer (หัวกระดาษและท้ายกระดาษกำหนดรายละเอียดของข้อความหัว - ท้ายกระดาษ
-
คลิกเมาส์ตรงตำแหน่งที่ต้องการใส่สารบัญ (หน้าต้นๆ ก่อนเนื้อหา)
- เลือกเมนู Insert > Reference > Index and Tables (แทรก > การอ้างอิง > ดัชนี้และตาราง)
- คลิกแท็บ Table of Contents (สารบัญ)
- เลือกรูปแบบของสารบัญที่ต้องการจากช่อง Formats (รูปแบบ) โดยด้านบนจะแสดงตัวอย่างรูปแบบที่คุณเลือก
- คลิกปุ่ม OK (ตกลง) ก็จะได้สารบัญตามที่ต้องการ
การทำดัชนี
ดัชนี (Index) นั้นตามปกติจะอยู่ท้ายเล่ม โดยรวบรวมคำสำคัญหรือคำเฉพาะต่างๆ ที่อยู่ในเอกสารมาแยกเก็บตามหมวดของตัวอักษร เพื่อให้ผู้ใช้เอกสารสามารถเปิดไปยังหน้าที่มีเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับ คำสำคัญหรือคำเฉพาะเหล่านั้นได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว ในการทำดัชนีจะมีอยู่ 2 ขั้นตอนใหญ่ด้วยกัน คือ
ขั้นที่ 1 : กำหนดคำหรือเครื่องหมายคำที่จะให้ปรากฏอยู่ในดัชนีท้ายเล่ม
ขั้นที่ 2 : รวบรวมคำต่างๆ ที่กำหนดไว้แล้ว มาแยกตามหมวดหมู่ของตัวอักษร แล้วตกแต่งรูปแบบให้สวยงามตามใจชอบ
ขั้นที่ 1: กำหนดคำที่จะเป็นดัชนี
ขั้นที่ 2 : รวบรวมคำต่างๆ ที่กำหนดไว้แล้ว มาแยกตามหมวดหมู่ของตัวอักษร แล้วตกแต่งรูปแบบให้สวยงามตามใจชอบ
ขั้นที่ 1: กำหนดคำที่จะเป็นดัชนี
- เลือกคำสั่งที่ต้องการจะนำมาทำเป็นดัชนี
- กด <Alt>+ <Shift>+<X>
- คำที่เลือกไว้จะมาแสดงในช่อง Main entey (รายการหลัก) ให้คลิกเลือกออปชั่น Current page (หน้าปัจจุบัน)
- คลิกปุ่ม Mark (ทำเครื่องหมาย) เพื่อนำคำในตำแหน่งนี้มาทำดัชนี หรือ Mark All (ทำเครื่องหมายทั้งหมด) เพื่อนำคำนี้ในทุกๆ ตำแหน่งที่พบ (ทุกหน้าในเอกสารนั้น) มาทำดัชนี จากนั้นหน้าจอที่แสดงอยู่ก็จะถูกเปลี่ยนไปแสดงสัญลักษณ์พิเศษโดยอัตโนมัติ
- คำที่เป็นดัชนีจะมีสัญลักษณ์พิเศษกำกับอยู่ข้างๆ ถ้าเปลี่ยนใจไม่ต้องการให้คำนั้นเป็นดัชนี ให้ลบด้ยการเลือกคำที่เป็นสัญลักษณ์พิเศษนั้นทั้งคำ แล้วกด Delete
- ดับเบิลคลิกเลือกคำอื่นๆ ที่ต้องการทำเป็นดัชนี (โดยไม่ต้องปิดไดอะล็อกบ็อกซ์ Mark index Entey)
- แล้วคลิกที่ช่อง Main entry (รายการหลัก)
- คลิกเลือกออปชั่น Curent page (หน้าปัจจุบัน)
- คลิกปุ่ม Mark (ทำเครื่องหมาย) หรือ Mark All (ทำเครื่องหมายทั้งหมด
- ทำขั้นตอน 6 ถึง 9 ซ้ำไปเรื่อยๆ จนกว่าจะกำหนดคำที่ทำดัชนีได้ครบ
- คลิกปุ่ม Close (ปิด) ปิดไดอะล็อกบ็อกซ์ Make index Entry
- คลิกปุ่ม Show / Hide (แสดง / ซ่อน) เพื่อซ่อนสัญลักษณ์พิเศษของคำที่เป็นดัชนี
ขั้นที่ 2 : รวบรวมคำดัชนีที่กำหนดไว้เข้าด้วยกัน
- คลิกเมาส์ตรงตำแหน่งที่ต้องการใส่ดัชนี เช่น ท้ายไฟล์
เลือก Insert > Refernce > Index and Tables (แทรก > การอ้างอิง > ดัชนีและตาราง) 
1. คลิกแท็บ Index (ดัชนี)
2. คลิกเลือกจำนวนคอลัมน์ที่จะแสดงคำของดัชนีในหนึ่งหน้ากระดาษ
3. คลิกเลือกว่าจะให้จัดเลขหน้าชิดขวาของคอลัมน์หรือไม่ (Right align page numbers)
4. คลิกเลือกเส้นประระหว่างคำสำคัญกับเลขหน้าในช่อง Tab leader
5. คลิกเลือกรูปแบบการจัดวางดัชนีในช่อง Formats (รูปแบบ) โดยตัวอย่างจะแสดงที่ช่องด้านบน
6. คลิกปุ่ม OK (ตกลง) จะได้ดัชนีของคำตามที่ต้องการ
ดัชนีที่ได้จะอยู่บนพื้นสีเทา ซึ่งเป็นสักษณ์ของฟีลด์ แต่แก้ไขหรือตกแต่งได้ เมื่อคำที่กำหนดเป็นดัชนีไว้มีการเปลี่ยนแปลง เช่น เพิ่มคำ ลบบางคำออก หรือย้ายหน้า เมื่อสั่งให้ปรับปรุง (Update) ด้วยการกด F9 ดัชนีก็จะเปลี่ยนตามคำที่เพิ่มหรือลบออกได้ด้วย
การใส่เชิงอรรถ (Footnote และ Endnote)
- คลิกเมาส์ตรงตำแหน่งที่จะใส่เชิงอรรถ
- เลือก Insert > Refernce > Footnote (แทรก > การอ้างอิง > เชิงอรรถ)
- เลือกว่าจะใส่คำอธิบายเพิ่มเติมท้ายหน้านั้น (เป็น Footnote) หรือท้ายเอกสาร (เป็น Endnote)
- เลือกรูปแบบของตัวเลขของลำดับเชิงอรรถ ใช้กรณีที่มีหลายลำดับในหน้าเดียวกัน
- ถ้าจะไม่ให้เริ่มที่ค่า 1 ให้ระบุค่าใหม่
- หรือถ้าจะไม่ใส่เลขลำดับให้ใส่สัญลักษณ์ เช่น * ในช่อง Custom Mark
- การใส่สัญลักษณ์อาจคลิกปุ่ม Symbol… แล้วเลือกฟอนตและสัญลักษณ์ที่ต้องการได้ด้วย
- คลิก Insert (แทรก)
- กรอกข้อความที่จะเป็นคำอธิบายเพิ่มเติม ที่ท้ายหน้านั้น (หรือท้ายเอกสาร ตามที่เลือกในข้อ 3) ข้อความใดที่มีเชิงอรรถอธิบายเพิ่มจะปรากฎหมายเลขลำดับของเชิงอรรถอยู่ด้านหลังข้อความนั้น และเมื่อเลื่อนเมาส์ไปชี้ที่ตัวเลขจะมีข้อความเชิงอรรถแสดงในกรอบสีเหลือง
เขียนด้วยลายมือ (Handwriting Recognition)
การป้อนข้อความด้วยลายมือนั้นเป็นคุณสมบัติที่ใช้ได้สำหรับภาษาอังกฤษเท่านั้นและสามารถเขียนได้ 3 แบบ คือ เขียนบน Writing Pag (แผ่นรองเขียน) Write Anywhere (เขียนลงที่ไหนก็ได้) และ Drawing Pad (วาดรูป) วิธีการเขียนมีดังนี้
- เขียนลายมือบน Writing Pad (แผ่นรองเขียน)
- คลิกปุ่มสลับภาษาเป็นภาษาอังกฤษ เช่น EN (United States)
- คลิกปุ่ม Handwiting บนแถบเครื่องมือ Language bar เพื่อเขียนข้อความด้วยลายมือ
- ถ้าไม่มี Language bar บนจอ ให้คลิกปุ่มสลับภาษาแล้วเลือก Show the Language bar จากเมนูลัดบนทาสก์บาร์ด้านล่าง
- เลือก Writing Pad เพื่อเขียนข้อความบนแผ่นรองเขียน
- คลิกปุ่ม Text เพื่อแปลงลายมือเป็นข้อความปกติ
- จะปรากฏวินโดวส์ของ Writing Pad ขึ้นมา ให้ใช้เมาส์คลิกลายเขียนข้อความลงไป แล้วปล่อยเมาส์
ข้อความที่เขียนลงบน Writing Pad จะถูกแปลงเป็นข้อความปกติในเอกสารของ Word (เหมือนกับเวลาพิมพ์จากคีย์บอร์ด) เมื่อเขียนข้อความสำเร็จแล้วคลิกปุ่ม Close (ปิด) เพื่อปิดวินโดวส์ Writing Pad
ปุ่มเครื่องมือต่างๆ ของ Writing Pad มีดังนี้
ข้อความที่เขียนด้วยเมาส์ สามารถเขียนได้ทั้งตัวพิมพ์ใหญ่หรือตัวเขียนลายมือแบบหวัดๆ ถ้าเขียนด้วยตัวเขียนผลลัพธ์ที่ออกมาอาจไม่ตรง 100 เปอร์เซ็นต์ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความชัดเจนของลายมือที่เขียน ถ้าเขียนชัดโปรแกรมจะสามารถแปลงได้ตรงและถูกต้อง
- เขียนข้อความเป็นลายเซ็นเหมือนที่เขียน
- บนวินโดวส์ของ Writing Pad จะมีเครื่องมือ Ink เพื่อให้สำหรับเขียนด้วยลายมือเหมือนกับการเขียนในหัวข้อที่ผ่านมา แต่ผลลัพธ์ของการเขียนด้าย Ink จะได้มีการแปลงเป็นข้อความปกติ แต่จะได้เป็นลายเส้นเหมือนกับที่เห็นบนแผ่นรองเขียน เช่น กรณีใส่ลายเซ็น เป็นต้น
นอกจาการเขียนด้วยลายมือแล้ว หากต้องการแทรกรูปวาดหรือลายเซ็นลงไปในเอกสารก็สามารถให้เครื่องมือ Drawing pad วางรูปลงไปในเอกสาร
ทำงานใน Word ด้วยเสียง (Speech Reognition)
การสร้างงานด้วยเสียงจะทำผ่านไมโครโฟน เพื่อให้โปรแกรมทำงานตามต้องการ ซึ่งจะใช้ได้เฉพาะภาษาอังกฤษ และญี่ปุ่น เท่านั้น (ไม่สามารถใช้ภาษาไทยได้) ยกตัวอย่างเช่น ถ้าต้องการบันทึกเอกสารซึ่งปกติจะใช้คำสั่ง File > Save หาก ต้องการสั่งงานด้วยเสียงก็พูดคำว่า “File Save” เท่านั้น โปรแกรมก็จะบันทึกไฟล์ให้ทันที
การสั่งงานด้วยเสียงนั้น โปรแกรมจะต้องแปลงคำพูดให้เครื่องคอมพิวเตอร์ประมวลผล ซึ่งจะต้องใช้เวลาและหน่วยความจำของเครื่องสูงพอสมควร ฉะนั้นก่อนใช้ควรตรวจสอบอุปกรณ์และเตรียมความพร้อมก่อนที่จะเริ่มงาน ซึ่งอุปกรณ์ที่จำเป็นดังนี้
1. ไมโครโฟน (Microphone) ที่เชื่อมต่อกับเครื่องคอมพิวเตอร์ (โดยทั่วไปแจ็คหรือช่วงต่อไมโครโฟนจะเป็นสีชมพู)
2. หน่วยความจำ (RAM) ควรมากกว่า 128 เมกะไบต์( 128 MB)
3. ซีพียู (CPU) ควรมีความเร็วมากกว่า 400 เมกะเฮิรตซ์
ปรับแต่งไมโครโฟน
การใช้งาน Speech Recognition ครั้งแรกนั้นเราต้องติดตั้ง ปรับแต่งไมโครโฟนและทดสอบโทนเสียงของผู้ใช้เรียบร้อยก่อน จากนั้นจึงจะเริ่มใช้งานได้ วิธีการปรับแต่งไมโครโฟนมีดังนี้
1. เลือกเมนู Tools - Speech (เครื่องมือ - คำพูด)
2. คลิกปุ่ม Next เพื่อปรับแต่งไมโครโฟน
3. อ่านคำแนะอ่านคำแนะนำการใช้งานไมโครโฟน แล้วคลิกปุ่ม Next
4. อ่านออกเสียงข้อความภายในกราอบเพื่อทดสอบโทเสียง ระดับความดังของเสียงจะแสดงที่แถบสีด้านล่างจากซ้ายไปขวา สีเหลืองคือเสียงเบา สีเขียวคือปานกลาง และสีแดงคือระดับเสียงดัง
5. คลิกปุ่ม Next
6. อ่านออกเสียงข้อความตัวอย่างในกรอบ เพื่อทดสอบโทนเสียงอีกครั้งหนึ่ง
7. คลิกปุ่ม Finish จบการติดตั้งไมโครโฟน
8. คลิกปุ่ม Next
9. คลิกปุ่ม Next เพื่อไปฝึกการอ่านออกเสียง
10. อ่านประโยคข้อความภายในกรอบ สังเกตว่าคำไหนที่อ่านแล้วผ่านจะขึ้นแถบสีน้ำเงินหากอ่านแล้วไม่ขึ้นแถบสี แสดงว่าการออกเสียงยังไม่ถูกต้อง ให้อ่านใหม่จนกว่าจะผ่าน หรือ คลิกปุ่ม Skip Word เพื่อข้ามคำนั้นไปจะได้อ่านคำถัดไปได้
11. เมื่ออ่านจบในแต่ละกรอบแล้วโปรแกรมจะขึ้นข้อความกรอบถัดไปให้ฝึกอ่านไปเรื่อยๆ สังเกตจากปริมาณพื้นที่แถบสีน้ำเงินด้านล่าว่าฝึกไปเท่าไรและเหลืออีกเท่าไหร่ ให้อ่านใหม่จนกว่าจะผ่าน หรือคลิกปุ่ม Skip Word เพื่อข้ามคำนั้นไปจะได้อ่านคำถัดไปได้
12. หลังจากอ่านข้อความจนจบหมดแล้วโปรแกรมจะจดจำเสียงอ่านนี้ไว้เพื่อนำไปใช้งานต่อไป ให้คลิกปุ่ม Finish จบการฝึกอ่านออกเสีย
13. ในการปรับแต่งครั้งแรกปรากฏไฟล์วีดีโอ แสดงตัวอย่างและคำแนะนะการใช้งาน Speech Recognition
ใส่สูตรหรือสมการทางคณิตศาสตร์ (Equation)
การกรอกสมการคณิตศาสตร์ลงในเอกสารด้วยวิธีธรรมดา ๆ คงทำไม่ได้ง่าย ๆ เพราะสมการคณิตศาสตร์มี สัญลักษณ์พิเศษมากมาย แต่มีวิธีการเขียนสมการคณิตศาสตร์ได้อย่างสวยงาม และสมบูรณ์โดยใช้โปรแกรม Microsoft Equation Editor 3.0 ดังนี้
1. เลือกคำสั่ง Insert (แทรก) =>Object (วัตถุ) จะปรากฎกรอบโต้ตอบ
2. คลิกเลือก ที่แท็บสร้างใหม่ => Microsoft Equation 3.0
3. คลิกเมาส์ปุ่ม OK (ตกลง)
4. จะปรากฎแถบเครื่องมือที่ชื่อ Equation และหน้าจอภาพจะเปลี่ยนไป
ต่อไปจะเป็นการใช้เครื่องมือสำหรับสมการ ให้เหมาะกับสมการคณิตศาสตร์ ในที่นี่ขอยกตัวอย่างการ
สร้างสมการ
1. ใช้แป้นคีย์บอร์ดพิมพ์ "f"
2. คลิกเมาส์ เลือกสัญลักษณ์ สำหรับใส่ตัวห้อย แล้วพิมพ์ " i = "
3. คลิกเมาส์ เลือกสัญลักษณ์ สำหรับใส่เครื่องหมายผลรวม ( Sum )
4. พิมพ์สูตรคณิตศาสตร์จนถูกต้อง
1. ใช้แป้นคีย์บอร์ดพิมพ์ "f"
2. คลิกเมาส์ เลือกสัญลักษณ์ สำหรับใส่ตัวห้อย แล้วพิมพ์ " i = "
3. คลิกเมาส์ เลือกสัญลักษณ์ สำหรับใส่เครื่องหมายผลรวม ( Sum )
4. พิมพ์สูตรคณิตศาสตร์จนถูกต้อง
เขียนสูตรด้วยตัวเอง
คำถาม หน่วยที่ 11
1. แนะนำแถบเครื่องมือหมายถึงอะไร
ก. การกรอกหรือแก้ไขข้อความในส่วนหัว - ท้ายกระดาษ
ข. การแก้ไขส่วยหัวกับท้าย
ค. ทำให้มุมมองหัวกระดาษและท้ายกระดาษ
ง. ถูกทุกข้อ
2. การทำสารบัญหมายถึงอะไร
ก. การเรียงลำดับในแต่ละบท
ข. เพื่อให้ผู้อ่านได้เห็นถึงเรื่องราวของเนื้อหา
ค. สารบัญในรายงานที่แสดงหัวข้อเรื่องและการเรียงลำดับในแต่ละบทของรายงาย
ง. ถูกทุกข้อ
3. การทำดัชนีหมายถึงอะไร
ก. เพื่อให้รู้การใช้เอกสาร
ข. เพื่อรวบรวมคำสำคัญ
ค. เพื่อเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับคำสำคัญ
ง. นั้นตามปกติจะอยู่ท้ายเล่ม โดยรวบรวมคำสำคัญหรือคำเฉพาะต่าง ๆ
4. เขียนด้วยลายมือมีกี่แบบ
ก. 1
ข. 2
ค. 3
ง. 4
5. ทำงานในWordด้วยเสียงหมยถึงอะไร
ก. เพื่อให้โปรแกรมทำงานตามต้องการ
ข. เพื่อให้โปรแกรมทำงานตามใจตัวเอง
ค. เพื่อให้โปรแกรมทำงานตามคำสั่ง
ง. ถูกทุกข้อ
เฉยล1.ก,2.ค,3.ง,4.ค,5.ก
